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► Guarda móveis, guarda volumes e self storage na Zona Oeste de São Paulo - SP

Guarda Documentos

Muitas empresas sofrem com a falta de espaço em suas instalações, sendo que nem sempre é possível ocupar um escritório maior, seja por uma questão de logística ou devido ao alto custo que a mudança acarretaria. Para resolver esse problema tão comum, há no mercado o serviço de self storage para guarda documentos.

Esse conceito consiste basicamente em oferecer um local com total infraestrutura, segurança e com aparato tecnológico, concebido especialmente para armazenar arquivos e documentos da companhia que deseja alugar um ou mais boxes.

O guarda documentos é indicado principalmente para aquelas corporações que, mesmo sem uma área apropriada, precisam guardar esses papeis afim de consultá-los sempre que necessário, mantendo-os totalmente organizados e, se preciso, em sigilo.

Os benefícios e as vantagens dos guarda documentos

Várias são as vantagens mencionadas pelas empresas que usam esse sistema de guarda documentos, tais como:

  • Agilização à consulta dos documentos em casos de fiscalizações e auditorias.
  • Otimização do espaço necessário para o arquivo na sede da empresa.
  • Redução do risco de extravio e perda dos documentos.
  • Controle total de todas as pessoas que possuem acesso aos documentos armazenados.

Como funcionam os guarda documentos

Existe um procedimento padrão para as empresas interessadas em utilizar esse serviço. Na maioria das vezes, o processo é o mesmo, porém, pode haver alterações em certas etapas. Isso vai depender da empresa contratada. Geralmente funciona da seguinte maneira:

  1. A empresa seleciona os documentos que deseja transferir para o guarda documentos. Em seguida eles são transferidos para o self storage. O próximo passo é organizá-los e classificá-los detalhadamente.
  2. Todos os papeis são guardados em uma estrutura especial, sendo que é implantado um sistema de controle de acesso para que haja um monitoramento de quem acessa a sala onde esses documentos estão armazenados.
  3. Todos os papeis podem ser entregues aos clientes ou consultados, conforme a necessidade de cada empresa.

Quais documentos podem ser armazenados em guarda documentos?

Uma das principais dúvidas na hora de contratar o serviço de self storage para documentos é sobre quais itens podem ser arquivados nos boxes. De uma maneira geral, os papeis que podem ser transferidos para um guarda documentos são:

  • Movimentações da empresa, como vendas realizadas, datas dessas vendas, e valores pagos e recebidos.
  • Contas antigas, pagamentos de impostos ou outros documentos relativos aos tributos da empresa, sendo que os mesmos podem ser consultados facilmente no caso de uma auditoria, por exemplo.
  • Documentos referentes a contratação de funcionários, e que precisam ser consultados periodicamente, mas não todos os dias.
  • Documentos que não tenham a obrigatoriedade legal de permanecer na sede da empresa.

Vale lembrar que essa relação pode sofrer alteração de acordo com o segmento em que a empresa atua. Sobretudo em situações de fiscalização ou auditoria, cada setor possui características próprias quanto aos documentos que devem ser apresentados. Por isso, é muito importante que uma pessoa responsável faça uma triagem apropriada antes de enviar os itens para o guarda documentos.

O processo dentro da empresa de guarda documentos

As empresas de guarda documentos possuem um processo de gestão especializado. Os métodos de trabalho são aplicados para garantir que não ocorra o menor risco de perda, extravio ou destruição de papeis importantes.

Dependendo da importância dos documentos para a empresa que aluga um box, é possível requerer serviços extras, e montar um “pacote” totalmente personalizado. Na maioria das vezes, as empresas especializadas em guarda documentos possuem os seguintes serviços:

1. Arquivo de segurança

Consiste em salas totalmente climatizadas, podendo inclusive conter outras mídias como CDs, microfilmes, DVDs, fotografias, entre outros. Possui diversos recursos de segurança, tendo a entrada totalmente monitorada, ou seja, somente pessoas autorizadas podem ter acesso ao material.

2. Microfilmagem

Nesse caso, os documentos são armazenados pela captação de imagens, isto é, são feitas fotografias de todos dos papeis que a empresa deseja armazenar. Essa prática tem apoio na lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que permite que os papéis sejam eliminados.Porém, é necessário consultar se os documentos podem mesmo ser substituídos, para evitar problemas no futuro.

3. Organização do arquivo

Esse processo permite que sejam criados instrumentos de monitoramento e controle de acesso, por esse motivo são implantadas metodologias de organização e gerenciamento dos documentos. Essa prática é muito recomendada para aquelas empresas que possuem um grande volume de documentos, que precisam ser catalogados de maneira cuidadosa para que a sua localização seja facilitada.

4. Digitalização

Hoje a consulta de documentos online está cada vez mais popular, ao passo em que estão sendo implantados novos métodos de segurança. Transformar os documentos físicos em digitais aumenta consideravelmente a praticidade, visto que o cliente poderá acessar os seus documentos de qualquer parte do mundo, bastando apenas ter acesso à internet. Isso permite também uma maior interação entre todos os colaboradores.

5. Software de digitalização dentro da empresa

O serviço de self storage para guarda documentos também é extremamente útil para aquelas empresas que desejam apenas colocar os seus documentos em um sistema de rede, mas dentro das suas próprias instalações.

Para esses casos, os guarda documentos costumam oferecer um software no qual os próprios colaboradores podem fazer esse trabalho.Através desta alternativa, a organização fica mais ágil e o acesso aos documentos desejados é otimizada.

Essa opção é recomendada para aquelas empresas que possuem um baixo volume de documentos, e que tenham demandas de consultas diárias desses papeis.

Quanto custa o serviço de guarda documentos

O valor do serviço de self storage para guarda documentos varia muito de acordo com a necessidade de cada empresa. Se há necessidade de alugar um espaço apenas para um arquivo morto, por exemplo, é possível alugar um box que seja apropriado para este fim. Em média, o custo de um espaço de 2m² equivale a aproximadamente R$ 150,00 mensais. Porém, se houver necessidade de contratar outros serviços complementares, é necessário detalhar toda a demanda para que seja feito um orçamento personalizado.