Muitas empresas sofrem com a falta de espaço em suas instalações, sendo que nem sempre é possível ocupar um escritório maior, seja por uma questão de logística ou devido ao alto custo que a mudança acarretaria. Para resolver esse problema tão comum, há no mercado o serviço de self storage para guarda documentos Zona Oeste.
Esse conceito consiste basicamente em oferecer um local com total infraestrutura, segurança e com aparato tecnológico, concebido especialmente para armazenar arquivos e documentos da companhia que deseja alugar um ou mais boxes.
O guarda documentos SP é indicado principalmente para aquelas corporações que, mesmo sem uma área apropriada, precisam guardar esses papeis afim de consultá-los sempre que necessário, mantendo-os totalmente organizados e, se preciso, em sigilo.
Várias são as vantagens mencionadas pelas empresas que usam esse sistema de guarda documentos, tais como:
Existe um procedimento padrão para as empresas interessadas em utilizar esse serviço. Na maioria das vezes, o processo é o mesmo, porém, pode haver alterações em certas etapas. Isso vai depender da empresa contratada. Geralmente funciona da seguinte maneira:
Uma das principais dúvidas na hora de contratar o serviço de self storage para documentos é sobre quais itens podem ser arquivados nos boxes. De uma maneira geral, os papeis que podem ser transferidos para um guarda documentos Zona Oeste são:
Vale lembrar que essa relação pode sofrer alteração de acordo com o segmento em que a empresa atua. Sobretudo em situações de fiscalização ou auditoria, cada setor possui características próprias quanto aos documentos que devem ser apresentados. Por isso, é muito importante que uma pessoa responsável faça uma triagem apropriada antes de enviar os itens para o guarda documentos.
As empresas de guarda documentos São Paulo possuem um processo de gestão especializado. Os métodos de trabalho são aplicados para garantir que não ocorra o menor risco de perda, extravio ou destruição de papeis importantes.
Dependendo da importância dos documentos para a empresa que aluga um box, é possível requerer serviços extras, e montar um “pacote” totalmente personalizado. Na maioria das vezes, as empresas especializadas em guarda documentos possuem os seguintes serviços:
Consiste em salas totalmente climatizadas, podendo inclusive conter outras mídias como CDs, microfilmes, DVDs, fotografias, entre outros. Possui diversos recursos de segurança, tendo a entrada totalmente monitorada, ou seja, somente pessoas autorizadas podem ter acesso ao material.
Nesse caso, os documentos são armazenados pela captação de imagens, isto é, são feitas fotografias de todos dos papeis que a empresa deseja armazenar. Essa prática tem apoio na lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que permite que os papéis sejam eliminados.Porém, é necessário consultar se os documentos podem mesmo ser substituídos, para evitar problemas no futuro.
Esse processo permite que sejam criados instrumentos de monitoramento e controle de acesso, por esse motivo são implantadas metodologias de organização e gerenciamento dos documentos. Essa prática é muito recomendada para aquelas empresas que possuem um grande volume de documentos, que precisam ser catalogados de maneira cuidadosa para que a sua localização seja facilitada.
Hoje a consulta de documentos online está cada vez mais popular, ao passo em que estão sendo implantados novos métodos de segurança. Transformar os documentos físicos em digitais aumenta consideravelmente a praticidade, visto que o cliente poderá acessar os seus documentos de qualquer parte do mundo, bastando apenas ter acesso à internet. Isso permite também uma maior interação entre todos os colaboradores.
O serviço de self storage para guarda documentos também é extremamente útil para aquelas empresas que desejam apenas colocar os seus documentos em um sistema de rede, mas dentro das suas próprias instalações.
Para esses casos, os guarda documentos costumam oferecer um software no qual os próprios colaboradores podem fazer esse trabalho.Através desta alternativa, a organização fica mais ágil e o acesso aos documentos desejados é otimizada.
Essa opção é recomendada para aquelas empresas que possuem um baixo volume de documentos, e que tenham demandas de consultas diárias desses papeis.
O valor do serviço de self storage para guarda documentos varia muito de acordo com a necessidade de cada empresa. Se há necessidade de alugar um espaço apenas para um arquivo morto, por exemplo, é possível alugar um box que seja apropriado para este fim. Em média, o custo de um espaço de 2m² equivale a aproximadamente R$ 150,00 mensais. Porém, se houver necessidade de contratar outros serviços complementares, é necessário detalhar toda a demanda para que seja feito um orçamento personalizado.
Móveis: Neste caso, podem ser usados tanto para colocar aqueles móveis que não cabem mais em casa, ou no período de reformas ou ampliações dos ambientes.
Coleções e materiais de lazer: esse sistema de armazenamento é perfeito para guardar, por exemplo, pranchas de surf, motocicletas, equipamentos de mergulho, bicicletas, aparelhosde ginásticas, coleções diversas, entre outros.
Pertences e volumes: Há momentos em que torna-se fundamental encontrar um local seguro para guardar pertences e volumes, como por exemplo, em uma viagem, reforma ou mudança
Estoque para lojas: Ideais para estabelecimentos comerciais que funcionam em espaços com uma dimensão muito pequena, também são ótimos para empresas que atuam em e-commerce e não possuem lojas físicas, afinal, é uma maneira prática de ter o produto sempre acessível para enviar aos clientes
Documentos e arquivo morto: Grande quantidade de documentos e papeis que uma empresa produz por vários vários motivos e não são jogados fora, principalmente aqueles documentos que devem ser guardados por um período determinado.
Equipamentos: O self storage é também é uma solução eficiente para evitar a perda ou a degradação de máquinas que ficam armazenadas em locais impróprios.
O primeiro passo é saber exatamente o tamanho adequado. Para isso, é necessário separar os itens que serão destinados ao box e seguir os procedimentos a seguir:
No momento em que o locatário assina os papeis de locação e passa a utilizar o espaço para armazenar as suas coisas, ele pode colocar um cadeado no qual só ele possui a chave. Ou seja, nenhum funcionário do self storage tem autorização para mexer nos boxes alugados.Isso com certeza transmite mais credibilidade para quem ainda está na dúvida sobre alugar ou não um box.
Além disso, os locais são equipados com câmeras 24h. Esse é mais um aspecto para garantir que tudo estará bem seguro.
De uma maneira geral, os papeis que podem ser transferidos para um guarda documentos são:
