A escola é um dos ambientes que mais geram arquivos: mesmo que ela não seja grande, há os documentos admissionais de cada funcionário, os documentos pessoais de cada aluno, os documentos de acompanhamento (laudo médico, relatórios, etc.), diários de classe, documentos relacionados à manutenção do prédio e compras de material etc.
Manter toda essa documentação dentro da escola é muito difícil: a cada ano, surgem mais e mais papeis. Veja neste artigo algumas dicas para organizar uma secretaria escolar e seus documentos com o uso do guarda móveis.
Organizar secretaria escolar com guarda móveis pode soar um pouco ultrapassado para as pessoas que acreditam na digitalização de tudo. Realmente, transformar os documentos em versões digitais é ótimo para o planeta e para a gestão de espaço, mas não é fácil fazer isso: de fato, é complicado encontrar tempo hábil para digitalizar tanto documento enquanto se tem as tarefas diárias para fazer na escola.
Por isso, os documentos que ainda não puderam ser digitalizados precisam ficar em algum lugar e é nesse contexto que o storage ajuda. A escola pode alugar um box e colocar as documentações mais antigas lá; conforme os funcionários fazem as digitalizações, mais material é buscado e digitalizado e assim por diante.
Vale lembrar que deixar pilhas e pilhas de documento na secretaria escolar é muito prejudicial porque aumenta os riscos de os funcionários não acharem determinada informação e até de se juntarem insetos que podem destruir os papeis. Além disso, os alunos, pais e supervisores de ensino terão a ideia de que a escola é desorganizada e não consegue fazer a gestão dos seus materiais.
Organizar secretaria escolar com guarda móveis não significa tirar as pilhas de documentos da secretaria em si e deixar em um box de depósito. É necessário que eles sejam guardados de maneira que seja fácil encontrar qualquer coisa da qual a escola necessite. Sendo assim, confira agora algumas dicas para promover essa organização no storage.
Sempre que alguma coisa é organizada, isso deve ser feito usando um parâmetro que facilite a sua consulta posterior: pode ser por ano, por ordem alfabética, por série, etc.
Por exemplo: se a secretaria escolar quiser organizar os diários de classe do ano anterior, será indicado fazer primeiro um arquivo apenas com os diários de classe. Em seguida, separá-los por grade, ou seja, diários do terceiro ano, do sexto ano, etc., o próximo parâmetro será separar esses diários de classe de acordo com as turmas: 3A, 2B, 8D e assim por diante.
É importante que todas as pessoas que trabalham na organização da secretaria escolar saibam o parâmetro escolhido e o sigam. Sem isso, os documentos da escola continuarão embaralhados e o storage se tornará somente um grande depósito e não um ambiente organizado, como se deseja.
Quando todos os documentos da secretaria escolar estão separados, como ensinado acima, é necessário que se facilite a visualização de quem precisar consultar o arquivo. Assim, as pastas nas quais há diários de classe podem ser identificadas com etiquetas azuis, enquanto as pastas que contêm atestados médicos e laudos recebem etiqueta verde, por exemplo.
Cabe dizer que a escola não precisa recorrer a identificadores muito elaborados e de alto custo: um simples adesivo ou post-it na cor em questão já basta. Em alguns casos, as pessoas que organizam documentos escolhem usar caixas e escrever de caneta o seu conteúdo, mas isso não ajuda tanto porque os usuários dos materiais terão de olhar o exterior de cada uma das caixas para achar aquilo de que precisam.
As secretarias escolares têm um limite de tempo para manter os documentos dos seus alunos e é preciso contatar a Diretoria de Ensino de cada Estado para consultá-lo. É por causa disso que as escolas mantêm documentos até de alunos que já se formaram há décadas: se eles as procurarem para pedir um novo certificado de conclusão, por exemplo, é preciso ter todos os registos para elaborar o documento.
Por isso, a secretaria escolar deve manter em seu arquivo:
As escolas públicas não costumam ter autorização para alugar de modo autônomo um storage: é o próprio Estado ou prefeitura que fornece o espaço de arquivo necessário. Já as escolas particulares aluguem os guarda móveis com mais frequência.
